Účastník cesty vyplní a podpíše cestovný príkaz.
Cestovný príkaz schvaľuje svojím podpisom priamy nadriadený pracovník a pracovník zodpovedný za zdroj financovania, z ktorého budú hradené náklady danej ZPC.
Všetky ZPC schvaľuje svojím podpisom prorektor pre zahraničné vzťahy. Podpis rektora zabezpečuje ÚMV.
Po schválení ZPC prorektorom sa cestovný príkaz spracuje a posúva na ekonomický útvar. Následne sa vyplatí záloha na základe informácií uvedených v cestovnom príkaze.
Realizácia pracovnej cesty
Účastník cesty vyplní tlačivo na vyúčtovanie ZPC. Vyplnené tlačivo podpisuje účastník cesty a priamy nadriadený pracovník. Podpísané vyúčtovanie ZPC spolu s podkladmi k vyúčtovaniu (faktúra za ubytovanie, cestovné lístky a pod.) účastník doručí na ÚMV.